Agentes de IA para escritórios contábeis que atendem brasileiros em Orlando
Escritórios de contabilidade, bookkeeping e tax preparation que atendem a comunidade brasileira em Orlando passam boa parte da semana correndo atrás de documento: W-2, 1099, extrato de banco e de cartão, recibos, declaração do ano anterior, cartas da IRS. O cliente manda tudo aos poucos, por e-mail e foto de celular, com nome de arquivo genérico e muitas vezes misturando português e inglês.
O hello kai roda agentes de IA que cuidam dessa recepção. O agente identifica cada documento, arquiva por cliente e por ano, confere com o que você espera daquele cliente e prepara lembretes do que ainda falta. Seus preparadores revisam e continuam no comando de toda conversa com o cliente. Nosso atendimento é em português, então dá para explicar o seu processo do jeito que ele realmente funciona.
Como fica a recepção de documentos com um agente
Por e-mail ou pasta compartilhada, como já faz hoje.
Cada documento é identificado, renomeado e guardado no cliente e no ano certos.
Compara o que chegou com o checklist daquele cliente e lista o que falta.
O preparador confere a pasta, aprova os lembretes e faz o trabalho técnico.
O que o agente faz
- Identifica formulários fiscais, extratos, recibos e invoices
- Arquiva por cliente, ano e tipo de documento
- Extrai os campos principais para uma tabela de revisão
- Monta a lista de documentos pendentes de cada cliente
- Redige lembretes em português ou inglês, conforme o cliente
O que sua equipe aprova
- Todo julgamento contábil e fiscal
- Toda mensagem enviada ao cliente
- O tratamento de documentos incomuns ou ilegíveis
- Quais clientes entram no piloto
Entradas típicas
- E-mails e uploads dos clientes
- Checklist de documentos por cliente
- Padrão de pastas e nomes de arquivo do escritório
Saídas típicas
- Pastas de clientes organizadas
- Tabela de campos extraídos para revisão
- Lista de pendências e rascunhos de lembrete
Perguntas frequentes
A IA prepara a declaração ou dá orientação fiscal?
Não. Ela organiza documentos e prepara checklists. Todo o trabalho contábil e fiscal, e toda conversa com o cliente, continuam com a sua equipe.
Funciona com clientes que escrevem em português?
Sim. O agente lê documentos e mensagens em português e inglês e redige lembretes na língua do cliente. Sua equipe decide o que enviar.
Como fica a segurança dos dados dos clientes?
No diagnóstico definimos exatamente quais caixas de e-mail e pastas o agente pode acessar. O acesso fica limitado a esse processo e cada ação fica registrada.
Serve só para a temporada de imposto?
Não. A mesma recepção vale para o bookkeeping mensal. Por exemplo, um escritório pode começar pelos extratos e recibos do mês e, se o piloto funcionar, estender para a temporada de tax return.
Preciso me reunir pessoalmente?
Não. Temos base em Orlando, mas trabalhamos de forma remota, em português, com escritórios na Flórida Central e em outras regiões dos Estados Unidos.
Qual gargalo vamos
resolver primeiro?
Conte o que está travando sua equipe hoje. Começamos por um processo.